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《企业内部控制与制度设计(第3版)》课件项目三采购业务内部控制与制度设计.pptx

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    • 1、项目三 采购业务内部控制与制度设计2 学习目标学习目标知识点技能点技能点1.采购业务控制内容与要求 2.采购业务控制流程与风险分析1.能能找找出出采采购购业业务务控控制制关关键键点点 2.能能制制订订采采购购业业务务风风险险管管控控措施措施项目三 采购业务内部控制与制度设计3 案 例 采购业务内部控制 与 制度设计案例导入:从“毒胶囊”事件看采购业务内部控制问题探讨:(1) 为什么说在本案例中采购管理是被掩盖得最深的管理死角之一?“死角”背后可能存在哪些腐败问题?(2)采购业务管控需要做哪些工作?4 采购业务控制的内容和要求、控制制度建设项目三 采购业务内部控制与制度设计任务一把握采购业务内部控制的内容和要求任务二采购业务内部控制制度建设任务三项目实训采购业务控制制度设计5 采购业务控制的内容和要求、控制制度建设项目三 采购业务内部控制与制度设计任务一把握采购业务内部控制的内容与要求6 (一) 采购业务的特点采购要在生产和销售计划的指导下进行采购业务的特点及其管控中的风险一、采购作为制造业企业生产的准备阶段,采购原料等应以生产需要为依据。材料采购部门必须十分熟悉整个企业的生产经营情况,

      2、使采购材料的品种、数量既满足生产需要,又最低限度地占用企业的资金。采购业务控制与货币资金控制密切相关购买商品或劳务后必然伴随款项的支付,企业偿付货款的方式多种多样,但一般会带来货币资金减少。采购业务导致的负债在企业全部负债中占有较大比重,可能影响企业资信度对于采购方来说,如果能够争取到赊购,则意味着在信用期内无偿占用销售方资金。然而,如果赊购业务频繁发生,业务量较大,赊购所产生的负债在企业负债总额中就会占有相当大的比重。7 (二) 采购业务管控中的主要风险采购业务的特点及其管控中的风险一、(1)违法违规采购受到处罚或制裁造成资产损失。(2)采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,影响生产或资源浪费。 (3)采购物资验收程序不规范,采购物资的品种、数量、质量和价格与审批的采购计划不一致,容易造成盲目采购、超储积压和舞弊行为的发生。 (4)付款方式不恰当、审核执行不严格或执行有偏差,可能导致企业采购的物资、资金或信用受损。如在已支付货款符合现金折扣条件,然后将折扣私分或留存“小金库”,或者不及时将现金折扣入账而挪作他用。8 采购业务控制的目标采购业务控制的目标二、(

      3、一)采购业务要与生产销售要求一致(一)采购业务要与生产销售要求一致(二)支付款项后获得相应的物资和劳务(二)支付款项后获得相应的物资和劳务(三)保证会计核算资料的合法性、真实性和完整性(三)保证会计核算资料的合法性、真实性和完整性(四)保证货款按期归还,维护企业的信誉(四)保证货款按期归还,维护企业的信誉(五)力求节约成本,提高资金使用效率(五)力求节约成本,提高资金使用效率(六)保证采购业务合法有效(六)保证采购业务合法有效9 (一)组织机构与人员控制组织机构的设置 采购业务控制的内容和要求三、1)请购与审批 2)询价与确定供应商 3)采购合同的订立与审定 4)采购的实施与验收 5)采购、验收与相关会计记录 6)付款审批与付款执行人员分工与岗位责任设置合理有效的组织机构是采购业务活动顺利进行的组织保证,其中最重要的两个部门是采购部门和财务部门。采购部门主要负责采购活动的实施,财务部门主要负责付款业务。除此之外,采购业务还涉及企业的预算和计划部门、物料或劳务的使用部门、验收部门和仓库保管部门。组织机构控制的原则主要是责任和权限明确、岗位的适当分离和有效的制衡。业务授权审批程序业务授权审

      4、批是对组织机构设置和人员岗位分工的权责管理机制,企业应当建立严格的授权批准制度规范采购业务操作,明确采购业务的审批人、审批事项、授权批准方式、权限、程序、责任和有关控制要求,同时还要规定采购业务执行人员的职责范围和行为准则。10 (二)采购预算控制采购内部控制的内容和要求三、 采购预算是企业进行采购活动的依据。当各个业务部门需要购进有关物资时首先要编制资产购置计划或预算,这种预算的内容有两个方面:1)是采购物资的数量、品种等实物预算;2)是采购所需花费的资金预算,并对采购活动的经济性进行简单评价。制定实物预算是为了从总体上反映物料的需求状况和需求结构,保证采购活动的有效性;制定资金预算是为了利用好企业的资金,防止资金的闲置和不当使用,实现资金使用的效益性。11 (三) 请购与审批控制请购程序控制采购业务内部控制的内容和要求三、审批程序是请购不可缺少的后续环节,审批的目的有两个,一是对请购活动审核,二是明确请购和采购活动的有关责任。各个部门和各个级别的审批程序目的有所差别,请购部门负责人审批的目的是保证请购商品的品种、质量满足经营活动的需要;仓库管理部门审批的目的是根据库存量核准采购物资

      5、的数量;采购部门审批的目的是防止重复采购和控制采购价格和成本。审批程序控制企业应该将请购活动制度化,按照采购物料或劳务的性质和特点,确定归口管理部门,并给予相应的请购权力,明确使用部门或人员的职责权限及相应的请购程序。另外,企业应该加强对采购预算的申请管理,对于预算内采购项目,具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度执行请购程序;对于超预算的采购业务,具有请购权的部门应对使用部门提出的申请进行审核后再进行相应的请购程序。12 (四) 订货与订单控制订货控制采购业务内部控制的内容和要求三、采购订单传递到财会部门后需要做怎样的账务处理?请回顾请回顾对于小批量的材料则实行比价采购,即同等材料比价格、同等价格比质量、同等质量比服务的原则,综合分析进行采购。订单控制企业对订单控制的关键点有:加强订单的审批控制,审核人员要审查订单的内容是否完整、合规合法;及时将订单传递到企业的财务、仓库等管理部门,进行有关的核算和记录;妥善保管采购订单,企业的内部审计部门要定期对订单内容进行审计。13 (五) 验收控制采购业务内部控制的内容和要求三、验收是保证存货真实完整的重要一环,必须建立相应的控制制度。(1)

      6、收货部门应在其可能的范围内对货物购进日期、品名、规格、供货单位、质量及数量等进行检验。(2)对于特殊标准的货物,收货部门还应将部门样品送交有关专家和实验室对其质量进行检验。收货部门检验货物后,应填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等内容的收货报告单,经部门主管签字后,及时交给购货和会计部门,以便支付货款及进行相应的账务处理。14 (六)退货与折让控制采购业务内部控制的内容和要求三、采购和验收部门在检查购入商品时,如果发现采购的商品出现数量、规格、种类和质量不满足合同要求等问题,应该及时和供应商取得联系,决定是否退货或者要求供应商给予一定的折让。当决定退货时,购货部门应编制退货通知单,授权运输部门将货物退回。退货通知单要经授权人审核批准,同时将退货通知单副本寄交供应商。15 (七)采购款项支付控制采购业务内部控制的内容和要求三、 1.付款资料的审查控制付款资料的审查控制1)企业财会部门会计人员依据采购、验收等部门提供的采购发票、运输结算单据和验收费用票据等原始凭证的真实性、合法性进行审核2)财务部门的稽核人员应该对各个业务部门提交的结算凭证和发

      7、票进行复核,审核有关的验收入库报告、入库单和采购合同,审查这些资料的内容是否完整、业务程序是否齐全、计算是否准确。2.核实付款业务的程序核实付款业务的程序企业的内部控制框架都制定了有关付款业务的执行程序,特别是财务部门的付款环节,是重要的风险点,企业应该保证付款业务按照规定的程序进行,这样能够有效降低业务风险。16 (七)采购款项支付控制采购业务内部控制的内容和要求三、3.往来账户的管理往来账户的管理企业的采购业务有很大一部分都利用了商业信用,采取了应付账款和应付票据等形式,所以建立往来账户管理制度,这是付款控制的重要部分。企业应该加强预付账款和订金的授权审批管理,使其规范化。企业还要定期核对应付账款、应付票据等往来账的明细账,对各个供应商的账户余额等信息进行分析和控制。另外,企业的财务部门还要分析供应商的信用政策,充分利用信用杠杆,延长付款期限,降低资金使用成本。4.会计记录控制会计记录控制会计部门主管付款管理的会计应该及时根据收到的付款或其他原始凭证编制记账凭证,经过审核和复核的记账凭证应及时登记银行存款或现金日记账、往来账款明细账和总账,并对账簿记录进行分析,并编制有关的付款分析

      8、报表。17 采购业务控制的内容和要求、控制制度建设项目三 采购业务内部控制与制度设计任务二采购业务内部控制制度建设18 采购业务流程与风险分析(图3-1 采购业务流程图)采购业务流程与风险分析一、19 (一)采购预算业务流程与风险分析采购业务流程与风险分析一、采购预算业务流程与风险分析图 中淮公司采购预算业务流程与风险分析图20 (一)采购预算业务流程与风险分析采购业务流程与风险分析一、采购预算业务流程与风险分析流程描述及说明(1)各生产单位根据年度营业目标预测生产计划,据此编制年度物资需求计划,并编制采购预算;仓储部根据公司相关规定和生产用料计划编制采购预算;技术开发部、总经理办公室根据实际需求编制采购预算;(2)财务部预算专员负责汇总、整理各部门提交的采购预算;(3)财务部预算专员根据上一年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准编制企业“年度采购预算表”,财务部经理签字确认后,报财务总监审核、总经理审批后严格执行;(4)请购部门根据实际需求提出采购申请,采购部采购专员应根据市场价格填写采购金额,依据公司相关规定以及生产需求情况,判断采购是否合理。如果采购申请合理,提交相关领导审

      9、批;不合理的采购申请,则退回请购部门;(5)调整采购预算的原因包括超范围采购或超预算采购两种。由于市场环境变化,如采购物资的价格上涨,导致实际采购金额超出采购预算或生产突发事件导致采购预算外支出等。此时,采购部必须提出采购预算调整申请,即追加采购预算;(6)财务部接到采购部的预算调整申请后,根据实际情况,参照企业的相关规定进行核对,并编制采购预算调整方案,提交财务总监审核、总经理审批。21 (二)请购审批业务流程与风险分析采购业务流程与风险分析一、请购审批业务流程与风险分析图 中淮公司请购审批业务流程与风险分析22 (二)请购审批业务流程与风险分析采购业务流程与风险分析一、请购审批业务流程描述及说明(1)生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相关规定及实际需求提出采购申请;(2)请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单”,需要说明请购物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容;(3)采购部核查采购物资的库存情况,检查该项请购是否在执行后又重复提出,以及是否存在不合理的请购品种和数量;(4)如果采购专员认为采购申请合理,则根据所掌握的市场价格,在“采购申请单

      10、”上填写采购金额后呈交相关领导审批;(5)如果采购事项在申请范围之外的,应由采购部经理、财务总监逐级审核,最终由总经理审批;(6)如果采购事项在申请范围之内但实际采购金额超出预算的,经采购部经理审核后,财务总监和总经理根据审批权限进行采购审批;(7)在采购预算之内的,采购部按照预算执行进度办理请购手续。23 (三)采购业务招标流程与风险分析采购业务流程与风险分析一、采购业务招标流程与风险分析图中淮公司采购业务招标流程与风险分析图24 (三)采购业务招标流程与风险分析采购业务流程与风险分析一、采购业务招标流程描述及说明(1)对需要进行招标的采购业务,采购部准备采购招标文件,编制采购招标书,报采购部经理审核;(2)采购部发布招标信息,包括招标方式、招标项目(含名称、用途、规格、质量要求及数量或规模)、履行合同期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对投标单位的资质要求以及其他必要的内容;(3)采购部收到供应商的资格审查文件后,对供应商资质、信誉等方面进行审查;(4)采购部通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商;(5)采购部向合格的供应商发售标书,供应商填写

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